ASSISTANT(E) DE DIRECTION ADMINISTRATIVE ET FINANCIERE

Publié le 05 février 2025 | CDI - Gestion, Comptabilité, Finance

Antananarivo

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Description de l'offre

Gestion de l’agenda de la Direction Administrative et Financière, planification et communication aux autres services ;
Accueil des visiteurs de la Direction et préparation de la salle, organisation des réunions à l’extérieur ;
Préparation des différentes réunions et rédaction des comptes rendus (réunions des chefs de services…)
Gestion des demandes de la Direction Générale et des autres départements ;
Gestion des courses de la Direction ;
Gestion des courriers physique et électronique ;
Classement et archivage (papier et numérique) des documents et informations ;
Saisie, mise en forme, reproduction et/ou scan et diffusion de divers documents (courriers, rapports, …) ;
Assistance dans l’alimentation et mise à jour des tableaux de bord : collecte des informations à utiliser, traitement des données ;
Suivi des échéances de traitement des tâches des autres managers ;
Mise à jour du planning CRM suivant le plan d’action pour la réalisation des objectifs de la Direction Administrative et Financière ;
Participation à la mise en œuvre des objectifs de la Direction Administrative et Financière ;
Participation au contrôle du bon suivi des projets de A à Z en collaboration avec les responsables de services Administratifs : suivi de l’échéance de chaque étape de la réalisation d’un projet ;
Participation à la recherche de l’optimisation des ressources humaines et matérielles ;
Assistance au contrôle des budgets ;
Assistance à la gestion de trésorerie ;
Assistance à l’établissement des fiches de paie et du suivi des paiements ;
Assistance au suivi des différentes factures fournisseurs ;
Assistance à la gestion des contentieux ;
Assistance au suivi de la comptabilité de la société ;
Assistance à la réalisation des tâches administratives du directeur administratif et financier.
Gestion des autres Sites
Gestion du planning de réservation et pré-réservation ;
Effectue la comptabilité, la confirmation de réservation, l'encaissement et le contrôle des paiements.
Assure l'accueil des clients en collaboration avec le personnel du Site ;
Gestion du planning des enquêtes de satisfaction ;
Synthétisation des besoins et réclamations recueillis des clients

Missions

Assister le DAF dans tous les projets du service

Profil

CONNAISSANCES REQUISES

Compréhension des principes et des pratiques de gestion administrative, y compris la tenue des dossiers, la gestion des agendas, et la coordination des réunions ;
Capacité à organiser et à gérer efficacement les documents administratifs et financiers ;
Connaissance des systèmes de gestion de documents électroniques pour la création, le stockage et la recherche de documents ;
Maîtrise de plusieurs langues peut être un atout dans un environnement international.

QUALITES PERSONNELLES

Souplesse pour s'adapter aux changements de priorités, de tâches et de situations dans un environnement professionnel dynamique ;
Excellentes compétences en communication verbale et écrite pour interagir efficacement avec les membres de l'équipe, les clients, les fournisseurs et d'autres parties prenantes ;
Capacité à rester calme et à maintenir son sang-froid sous pression, en particulier lors de périodes de pic d'activité ou de situations délicates ;
Adhésion aux normes éthiques et professionnelles les plus élevées, y compris l'honnêteté, la transparence et la responsabilité dans toutes les interactions professionnelles.