ASSISTANTE DE DIRECTION

I.           Organisation de l’agenda du dirigeant et accueil

• Gérer l’agenda et l’emploi du temps quotidien du dirigeant (prise de RDV, courriers, e-mails, congés…).
• Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques.
• Accueillir physiquement les rendez-vous.
• Préparer et organiser la logistique des différents événements professionnels (réunions, déplacements, interventions orales, séminaires, salons professionnels, conférences téléphoniques…).
• Préparer et contrôler les dossiers nécessaires à la mission du dirigeant (documentation, rapports, supports de communication, notes diverses pour les réunions…).
• Assurer en amont la préparation et le suivi des dossiers.

II.           Gestion et suivi et archivage des comptes rendus et documentation du dirigeant

• Réceptionner et trier le courrier pour ne présenter à son dirigeant que les informations essentielles.
• Assister aux réunions et en rédiger les comptes rendus.
• Organiser le tri et l’archivage des documents importants (collecter, traiter, classer et mettre à jour l’information).
• Gérer et actualiser la documentation professionnelle et réglementaire.
• Rendre compte à travers des points réguliers de l’avancement de son travail, des rendez-vous prévus et des courriers à envoyer.
• Rassembler et mettre en forme des éléments de suivi (tableaux de bord, indicateurs, reporting…).
• Gérer les notes de frais.
• Réaliser des commandes de matériel, de fournitures, de consommables et vérifier la conformité des livraisons.
• Assurer le suivi des conditions d’exécution d’un contrat, être le support ponctuel à l’administration des ventes (commandes clients, factures clients, BL…).

III.           Communication

• Rédiger des supports de communication (notes, correspondances, reporting, rapports, comptes rendus…).
• Structurer et assurer la transmission des informations en interne et en externe (documents provenant des différents services de l’entreprise ou de l’extérieur aux services concernés à partir des consignes de son dirigeant).

• Formation de niveau Bac +2/3 en gestion administrative et commerciale
• 2 ans en assistanat de direction ou commercial sera un atout.
  Compétences techniques :
• Maîtrise de la bureautique : pack Office (Outlook, PowerPoint, Excel, Word)
• Maîtrise de l’utilisation d’outils collaboratifs et de communication (Internet, messagerie, planning partagé, web conférence, réseau social d’entreprise…)
• Bon niveau de français , l'anglais serait un atout
  Aptitudes professionnelles : 
• Esprit d’initiative
• Discrétion
• Organisation et rigueur
• Polyvalence
• Résistance au stress

- Capacité d’écoute et de compréhension des demandes de la Direction
- Capacité de faire un feedback systématique sur les travaux en cours
- Ponctualité, confidentialité, intégrité, assurance direction, professionnalisme
- Toutes les tâches d’assistanat de Direction
- Toutes les tâches et missions bien faites et suivant le deadline fixé
- Envoi de rapport des tâches hebdomadaire au Responsable Gestion et carrière tous les vendredis au plus tard à 10h
- Contrôle bien fait, assurer l’atteinte des objectifs des boutiques par le biais du contrôle et de suivi