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FIELD PURCHASING COORDINATOR

Publié le 02 juillet 2024 | CDD - Logistique

Description de l'offre

Le Field Purchasing Coordinator effectue les achats sur sa base d’affectation. Il/elle est un des garants de l’application et du respect des procédures achat WCS. Il/elle est responsable du classement et de l’archivage des documents logistiques liés aux achats.

Missions

Major Responsibilities

Connaissance et suivi du marché :

  • Réaliser l’analyse de l’environnement achat au niveau local et au sein du MaMaBay.
  • S’assurer du respect des procédures d’achat tout au long du processus.
  • Créer un mapping des fournisseurs à MaMaBay.
  • Assurer la coordination avec le département des achats à Antananarivo.
  • Assurer le suivi des relations avec les fournisseurs.

Procédures et outils : 

  • Maitriser les procédures d’achat WCS et celles des bailleurs finançant les projets de WCS à MaMaBay.
  • Sensibiliser les équipes aux procédures d’achat.
  • Former les utilisateurs au remplissage des demandes d’achat.

Achats :

  • Recevoir et contrôler les demandes d’achat.
  • S’assurer que les TDR et cahiers des charges sont conformes aux exigences si nécessaire.
  • Déterminer la procédure à suivre en fonction des marchés et des seuils.
  • Assurer la collecte des validations des demandes d’achat selon le tableau des seuils et des signatures.
  • Analyser l’environnement d’achat et évaluer l´achat local / national en coordination avec le département des achats à Antananarivo.
  • Préparer les demandes de cotations et les appels d’offre.
  • Réceptionner et traiter les offres des fournisseurs.
  • Préparer la grille d’analyse des offres et réunir le comité de sélection des offres.
  • Sélectionner les fournisseurs, négocier les prix, les délais et les modalités de livraison.
  • Préparer les bons de commande et les contrats.
  • Assurer le suivi des contrats, des délais de livraison et des modalités de paiement (suivi des paiements).
  • S’assurer que les produits achetés correspondent aux exigences du demandeur en termes de quantité et de qualité.
  • Coordonner les réceptions avec le responsable des stocks.
  • Coordonner le transport avec le logisticien.
  • S’assurer de la conformité des factures.
  • Transmettre les dossiers d’achat complet pour paiement à l’administration.
  • Transmettre au responsable de stock les data pour intégration dans le suivi des stocks.

Plan d’achat : 

  • Elaborer le plan d’achat lors de la rédaction des proposal, en fonction des BOQ en collaboration avec le responsable projet.
  • Etablir le chronogramme d’achat en fonction, des chronogrammes d’activités et des contraintes logistiques contextuelles et procédurales.
  • Mettre à jour le plan d’achat hebdomadairement.
  • Mensuellement faire le suivi des plans d’achat avec l’équipe de coordination.

Budget : 

  • Participer à l’élaboration des BOQ, lors de l’élaboration des propositions.
  • Participation à l’élaboration du budget annuel de MMB annuel.


Reporting / Capitalisation :

  • Mettre à jour le suivi des achats et informer les demandeurs de l’avancement du traitement de leurs commandes.
  • S’assurer que les dossiers d’achat sont archivés sur le SharePoint.
  • S’assurer que le suivi des achats et à jour et disponible sur le SharePoint.

Profil

Job Qualifications

  • Licence en administration ou logistique ou gestion.
  • Un minimum de 3 ans d'expérience dans la gestion de services logistiques.
  • Expérience dans une organisation similaire (ONGI).
  • Réactif, logique, capacité à trouver des solutions.
  • Excellentes compétences en matière d’organisation et planification
  • Maîtrise du français et malgache.

Additional Requirements

  • Capacité à travailler dans des contextes ruraux isolés avec les nécessités de base.
  • Déplacements dans les sites du programme et dans des conditions de terrain parfois difficiles
Date limite : 14 juillet 2024