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FIELD LOGISTICS COORDINATOR

Publié le 02 juillet 2024 | CDD - Logistique

Description de l'offre

Job Summary

Le Field Logistics Coordinator est chargé de la mise en œuvre et de la supervision de l’ensemble des activités logistiques sur sa base d’affectation. Il organise le support logistique aux programmes dans le respect des procédures de WCS. Il assure la coordination de son équipe et assiste le Field Finance Director dans le soutien opérationnel aux activités.

Missions

Major Responsibilities

  • Assurer une bonne coopération entre le service logistique et les équipes :
  • Connaître parfaitement toute la zone géographique d’intervention de WCS à MaMaBay.
  • Communiquer en temps et en heure avec les équipes programmes.
  • Participer de façon hebdomadaire à la réunion entre les départements logistiques et programme pour connaître les priorités.
  • Recueillir les doléances, les classer par ordre de priorité et assigner les taches.
  • Proposer, mettre en place et mettre à jour quotidiennement un outil de communication besoins/priorités entre le service logistique et les équipes programme.

Gestion du parc véhicules (voitures, motos, bateaux) : 

  • Négocier les contrats de location de véhicules.
  • Superviser la planification et l’exécution des opérations de maintenance et de réparation des véhicules de WCS à MaMaBay. 
  • Etablir le planning des mouvements de véhicules.
  • S’assurer de la composition et de la présence du lot de bord dans tous les véhicules.
  • Assurer de façon permanente la formation générale des chauffeurs, skippers et procéder à un contrôle régulier des connaissances.
  • Responsabiliser l'équipe des chauffeurs au respect des procédures et des règles de sécurité.
  • Vérifier la présence et la bonne utilisation des carnets de suivi véhicule.
  • Assurer le suivi, la consolidation, l'analyse et le compte-rendu des consommations de carburant et des index kilométriques pour chacun des véhicules. 
  • Prévenir les détournements de carburant et de pièces détachées. 
  • S’assurer de la présence, du classement et du suivi des documents administratifs pour chacun des véhicules. 

Gestion de l´équipement et télécommunication : 

  • Mettre à jour l’état de l´équipement et télécommunication en temps réel.
  • Attribuer les codes logistiques à chacun des équipements entrants.
  • Mettre en place une stratégie de renouvellement des équipements.
  • Optimiser la répartition du matériel selon les besoins des activités.
  • Organiser l’installation, la sécurisation et le suivi du matériel.
  • Installer et assurer une maintenance régulière des moyens de communication.
  • Former les équipes à l’utilisation des moyens de communication.

Gestion et suivi du parc informatique : 

  • S’assurer de l’entretien et de la bonne utilisation du parc informatique.
  • En lien avec l’IT assurer la maintenance du parc informatique.

Gestion des stocks :

  • Décider du plan d’aménagement et organiser la sécurisation des espaces d’entreposage.
  • S’assurer des bonnes conditions de stockage du matériel et veiller au contrôle des dates de péremption.
  • S’assurer du respect des procédures pour les entrées et sorties de stock.
  • Veiller à la mise à jour du suivi des stocks.
  • Veiller au partage du suivi des stocks.
  • Garantir la bonne tenue de la documentation liée au stockage. 
  • Superviser les inventaires physiques des stocks.
  • Consolider et analyser les inventaires de stock mensuels. 

Gestion des ressources humaines : 

  • Analyser et quantifier les besoins en personnel logistique. 
  • Recruter, former et encadrer l’équipe logistique.
  • Effectuer les entretiens des performances des membres de l’équipe logistique.
  • Organiser des réunions formelles régulières avec les membres de son équipe.

Sécurité :

  • Mettre en œuvre les moyens déterminés par l’équipe de coordination pour assurer la sécurité des équipes. 
  • Former les équipes aux procédures et règles de sécurité.

Reporting / Capitalisation :

  • Consolider mensuellement le pack logistique.
  • Fournir tous les éléments nécessaires à la rédaction des rapports intermédiaires et finaux.
  • Partager le suivi des stocks sur le SharePoint.
  • Met en place des tableaux de bord et assure le suivi des tableaux de bord (consommation des véhicules, seuils de commande…).

Budget

  • Participer à l’élaboration des BOQ, lors de l’élaboration des propositions.
  • Participation à l’élaboration du budget annuel de MaMaBay.

Profil

Job Qualifications

  • Licence en administration ou logistique ou gestion.
  • Un minimum de 3 ans d'expérience dans la gestion de services logistiques.
  • Expérience dans une organisation similaire (ONG).
  • Réactif, logique, capacité à trouver des solutions.
  • Excellentes compétences en matière d’organisation et planification
  • Maîtrise du français et malgache.

Additional Requirements

  • Capacité à travailler dans des contextes ruraux isolés avec les nécessités de base.
  • Déplacements dans les sites du programme et dans des conditions de terrain parfois difficiles.
Date limite : 14 juillet 2024