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Offre d'emploi chez Wildlife Conservation Society

ADMINISTRATIVE AND FINANCE OFFICER

Il y a 30 jours | CDD - Gestion, Comptabilité, Finance | Responsable Administratif

Description de l'offre

L’Administrative and Finance Officer a pour principale mission d’assister l’équipe au niveau du Seascape Nord-Ouest pour les tâches administrative, logistique et financière, pour la préparation administrative, logistique et financière des activités, à savoir : l’achat de matériels, l’enregistrement et classement des pièces comptables, la pré-vérification des pièces, l’enregistrement et le suivi de la validation des engagements liés aux activités.

Missions

1-Administration et Finance

  • Assurer le suivi du respect des procédures administratives et financières par l’équipe terrain dans l’exécution des projets et l’utilisation des matériels ;
  • En collaboration avec l’équipe technique, établir les Demandes d’Achats (DAC), Demande de Service (DS), et les Ordres de Mission (OM) des personnes externes à WCS ;
  • Vérifier les DAC et OM des staffs du Seascape avant son envoi pour approbation au Responsable du volet ;
  • Réceptionner et rassembler les DAC, DS et OM de l’équipe du paysage du Nord-Ouest, les soumettre pour approbation par le Responsable de volet avant de les remettre aux services concernés pour traitement ;
  • En collaboration avec le Responsable du volet assurer le suivi des traitements des dossiers soumis pour la réalisation des activités sur terrain dans le Seascape ;
  • Tenir la petite caisse et établir le JV ;
  • Envoyer mensuellement les rapports de dépenses de Banque et de Caisse ;
  • Vérifier, établir voucher et JV des TERs de l’équipe du Nord-Ouest ;
  • Faire le suivi, vérifier et établir les voucher et JV de consommation du carburant ;
  • Appuyer directement les paiements sur terrain suivant la décision prise par le Bureau Central ;
  • Assurer un bon classement de pièces comptables ;
  • Faire un bon suivi de la régularisation des Avances et des reliquats ;
  • Appuyer l’équipe du paysage dans la saisie des données de suivi, suivant le besoin ;
  • S’assurer que toutes les pièces justificatives soient conformes aux procédures et exigences des bailleurs de fonds ;
  • Participer à la préparation des Audits lors de leurs descentes sur terrain ;
  • Mettre en place un archivage électronique des dossiers comptables ;
  • Envoi des pièces originales au bureau central.

2-Logistique

  • Coordonner avec le Manager Seascape Nord-Ouest les mouvements du personnel du programme marin ;
  • S’assurer de la préparation logistique des activités du Seascape, telles que l’organisation d’une mission des partenaires nationaux sur le site, les ateliers au niveau du paysage etc ;
  • Appuyer la préparation logistique des sessions de coordination trimestrielle ;
  • Appuyer la préparation logistique des missions pour les visiteurs internationaux par exemple OGP/partenaires/bailleurs etc ;
  • Appuyer l’équipe du paysage à la réalisation de l’inventaire annuel des matériels de WCS ;
  • Assurer l’envoi des pièces comptables originales au bureau central d’Antananarivo trimestriellement ;
  • Effectuer les prospections des fournisseurs pour les besoins d’achat au niveau de Nosy Be ;
  • Coordonner les tâches logistiques avec les équipes du siège à Antananarivo ;
  • Assurer le respect des procédures de WCS.

Toutes autres tâches administratives, logistiques et financières liées aux activités de WCS demandées par son superviseur dans le domaine de ses compétences

Profil

  • Niveau BAC+3 minimum dans le domaine de l’administration, comptable ou équivalente ;
  • Maîtrise de l’outil informatique ;
  • Expérience conséquente dans le domaine de l’administration des projets ;
  • Grande capacité d’adaptation et d’autonomie ;
  • Aisance relationnelle et sens de l’écoute ;
  • Faire preuve de pro-activité, professionnalisme et rigueur dans l’exécution des tâches ;
  • Les points suivants sont des atouts : conduire une moto avec permis A, connaissance des activités de conservation marine, expériences vécues avec la communauté des pêcheurs ;
  • Capacité à travailler avec un minimum de supervision et dans un environnement multiculturel ;
  • Apte à se déplacer fréquemment dans les sites d’intervention selon le besoin.
Date limite : 07 Apr 2024